重點摘要
- 先以 SharePoint 清單保存申請內容與核准狀態。
- 使用新項目觸發流程，再用「開始並等待核准」交給主管。
- 核准與拒絕必須分支處理，兩條路徑都要留下紀錄。
- 執行歷程可判斷流程正在等待、已失敗或已完成。
- 測試要涵蓋核准、拒絕、空白主管與重複送出情境。
Power Automate 可把出差申請從人工寄信改成可追蹤的雲端簽核。新手只要先建立清單資料，再串接觸發器、核准、條件、更新與 Teams 通知，就能完成第一套端到端流程。
開始前要準備哪些資料與權限？
建立流程前先準備獨立測試環境，並確認申請人、主管與流程擁有者都能使用相關服務。若連接器或清單權限不完整，即使設計畫面正確，流程也可能在執行時失敗。
| 檢查項目 | 建議設定 | 原因 |
|---|---|---|
| SharePoint 清單 | 使用測試網站與測試資料 | 避免誤寄正式核准 |
| 狀態欄位 | 待核准、已核准、已拒絕 | 便於條件判斷與報表統計 |
| 主管欄位 | 人員或電子郵件欄位 | 核准動作需要有效收件者 |
| 申請編號 | 唯一且不可任意修改 | 後續更新可正確定位 |
| 權限 | 申請人可新增、流程可更新 | 避免因權限中斷流程 |
Power Automate 出差簽核流程怎麼建立？
① 📋 建立出差申請清單
在 SharePoint 建立「出差申請」清單，新增申請人、主管、出差理由、出發日、返回日、交通工具、預估費用、狀態與主管意見。將狀態預設為「待核准」，方便辨識尚未處理的項目。
② 📝 送出一筆測試申請
可以先直接在 SharePoint 新增測試資料，或使用 Power Apps 表單。填入虛擬地點、日期與費用後送出，接著確認清單真的出現一筆新紀錄，狀態為「待核准」。
③ ⚡ 設定新項目觸發器
在 Power Automate 建立自動化雲端流程，選擇 SharePoint 的「建立項目時」類型觸發器，指定正確網站與清單。儲存後用測試功能接收剛才建立的清單項目。
④ ✉️ 加入主管核准
新增「開始並等待核准」，選擇適合的核准類型，標題放入申請編號與申請人，詳細資料列出日期、理由及費用，指派給清單中的主管。先使用測試主管，避免教學期間寄給真實管理者。
⑤ 🔀 建立核准與拒絕分支
新增條件，比對核准動作回傳的結果。核准分支把狀態更新為「已核准」；拒絕分支改為「已拒絕」。兩邊都應保存回覆者與意見，讓後續查詢有依據。
⑥ 💬 傳送 Teams 結果通知
在各分支加入 Teams 訊息，收件者使用原始申請人的帳號。訊息應包含申請編號、核准結果、主管及意見；不要放入不必要的身分證字號、銀行資料或其他敏感資訊。
⑦ ▶️ 從執行歷程觀察等待狀態
送出申請後重新整理流程執行頁面。若流程顯示執行中，展開各步驟確認觸發器已取得清單資料，並查看是否停在等待主管核准。等待不是錯誤，不要因此重複送出申請。
⑧ ✅ 核准後逐項驗證
由主管在核准介面選擇結果並輸入意見。完成後檢查流程是否成功、SharePoint 狀態是否更新、主管意見是否保存、申請人是否收到 Teams 訊息。四項都正確才算測試完成。
如何測試流程，而不誤傷正式環境？
測試不能只走一次核准成功。至少建立下列測試矩陣，並替每筆資料加上 TEST 前綴，方便日後刪除或追蹤。
| 測試情境 | 預期結果 | 核對位置 |
|---|---|---|
| 核准 | 狀態改為已核准並通知申請人 | 清單、執行歷程、Teams |
| 拒絕 | 狀態改為已拒絕並保存意見 | 清單與通知 |
| 主管空白 | 流程轉入錯誤處理，不直接寄送 | 執行歷程與管理員通知 |
| 重複送出 | 可辨識兩筆不同申請或阻擋重複 | 申請編號與清單 |
| 通知失敗 | 申請狀態保留，並留下錯誤紀錄 | 執行歷程 |
常見錯誤與排除方式
流程一直顯示執行中
先確認是否停在「開始並等待核准」。如果是，代表流程正在等主管回覆；若核准已完成仍未繼續，再檢查核准連接與回傳內容。
核准後清單仍是待核准
展開更新項目動作，確認使用觸發器的項目 ID，而且必要欄位都有帶入。部分清單欄位若設定必填，更新時也必須提供值。
Teams 找不到申請人
核對申請人是否為組織內有效帳號，並確認 Teams 連接器的執行身分有權傳送訊息。外部使用者可能需要不同通知方式。
可以請 AI 協助檢查流程嗎？
可以，但請先移除公司名稱、電子郵件、員工資料與機密欄位。以下提示詞可用來產生檢查清單，不應直接把 AI 回覆當作正式權限或法遵決策： 「你是 Power Automate 教學助理。請依下列匿名流程，列出觸發器、每個動作需要的輸入、核准與拒絕分支、驗證方法及常見失敗原因。請使用繁體中文（台灣），不要虛構連接器或授權資訊。流程：SharePoint 新增出差申請 → 主管核准 → 更新狀態 → Teams 通知申請人。」
常見問題
主管可以直接在電子郵件中核准嗎？
核准要求可透過支援的核准體驗處理；實際呈現會依組織服務與用戶端而異。測試時應以主管實際使用的環境驗證。
一筆申請可以多人核准嗎？
可以選擇不同核准類型或設計多階段流程，但要先定義所有人核准、第一人回覆或依序核准的規則。
流程失敗後會自動重跑嗎？
部分連接器動作可能有重試機制，但不應只依賴預設值。重要流程要加入錯誤分支、管理員通知與人工復原方法。
可以把 Teams 改成電子郵件嗎？
可以。通知方式應依申請人身分與組織政策選擇，並確保訊息中不包含不必要的敏感資料。
延伸閱讀
- Power Automate 自動化實戰分類
- 上一篇：雲端流程工具如何分工
- Power Automate 雲端流程與桌面流程差異
- Power Automate Desktop 第一個流程教學
- Power Automate Desktop 新手常見問題
參考來源
- Microsoft Learn（繁體中文）：要求 Microsoft 365 群組的核准
- Microsoft Learn（繁體中文）：了解 Power Automate 首頁
- 本文另依教學逐字稿與實務操作經驗整理；實際功能、名稱與授權請以官方最新資訊為準。
--- 作者：施文華 企業自動化顧問／講師，專注於 Microsoft Office、Power BI、Power Apps 與 Power Automate 實務應用。 作者介紹：/about 最後更新：2026-10-04 適用版本／測試環境：Microsoft Power Platform 雲端服務；介面與授權可能依組織環境更新。