重點摘要
- 雲端流程適合事件、按鈕或排程觸發，並串接線上服務。
- 桌面流程適合操作 Windows 桌面程式、網頁介面、Excel 與本機檔案。
- 出差申請的收件、核准與通知通常先以雲端流程處理。
- 只有後續必須操作本機或舊系統時，才需要加入桌面流程。
- 上線前要測試核准、拒絕、資料缺漏與無法連線等不同結果。
Power Automate 的雲端流程負責在服務之間自動傳遞資料與通知；桌面流程則擅長模擬人在電腦上的操作。面對出差申請時，通常先用雲端流程完成送件與主管核准，只有需要輸入本機舊系統或整理檔案時才串接桌面流程。
Power Automate 雲端流程與桌面流程有什麼不同？
兩者最大的差異不是「線上或離線」，而是自動化對象。雲端流程透過連接器與服務溝通；桌面流程在指定電腦上操作應用程式與使用者介面。選錯類型，會讓流程增加不必要的電腦依賴或維護成本。
| 比較項目 | 雲端流程 | 桌面流程 |
|---|---|---|
| 主要對象 | Microsoft 365、SharePoint、Dataverse、電子郵件等線上服務 | Windows 應用程式、瀏覽器、本機 Excel、檔案與舊系統 |
| 常見觸發 | 資料新增、按鈕、排程、收到郵件 | 手動啟動，或由其他流程依設定觸發 |
| 執行位置 | Microsoft 雲端服務 | 已設定且可用的 Windows 電腦或機器環境 |
| 適合工作 | 核准、通知、建立紀錄、跨服務資料傳遞 | 點選介面、輸入欄位、搬移檔案、操作沒有 API 的系統 |
| 主要風險 | 連接器、權限、資料格式、服務限制 | 畫面改版、視窗焦點、機器狀態、解析度與登入狀態 |
Microsoft Learn 將 Power Automate 流程分為雲端流程、桌面流程及仍在預覽中的生成式動作。雲端流程可以自動、即時或依排程觸發；桌面流程用於自動化網頁或桌面工作。
出差申請流程為什麼通常從雲端流程開始？
出差申請的核心是「資料送出後，依組織規則找人核准，再通知與留存結果」。這些事件與服務之間的傳遞很適合雲端流程，不需要先開啟某一台辦公室電腦才能開始。
一個基本流程可以包含：
- 員工在 Power Apps 或組織核准的表單送出申請。
- 申請資料寫入 SharePoint 清單、Dataverse 或其他資料來源。
- Power Automate 取得申請人、主管、日期、地點與事由。
- 流程送出核准要求，等待主管回覆。
- 條件分支判斷「核准」或「拒絕」。
- 更新申請狀態，並通知申請人。
若核准後還要登入舊版費用系統、輸入固定欄位並下載檔案，而該系統沒有合適的連接器或 API，才評估把這一小段交給桌面流程。這樣可把不穩定的介面自動化範圍降到最低。
新手如何規劃出差申請核准流程？
下列步驟先教你完成可驗證的流程藍圖，再進入 Power Automate 建立。Microsoft 介面與動作名稱可能因更新、語言及帳號環境不同，因此請以觸發、資料、核准、條件、通知與驗證六個核心角色判斷。
前置條件
- 可使用 Power Automate 的 Microsoft 工作或學校帳號。
- 已獲組織允許使用的資料來源與連接器。
- 一組測試申請資料及一位測試核准者。
- 若要執行桌面流程，另需符合組織要求的 Windows 機器、Power Automate for desktop、連線與執行權限。
① 🧾 定義申請欄位與必填規則
先列出申請編號、申請人、部門、出差起訖日、地點、事由、預估費用、主管電子郵件、狀態與核准意見。日期要使用真正的日期欄位，金額要使用數值欄位，不要全部存成文字。
② 🗃️ 建立測試資料來源
在組織允許的 SharePoint 清單、Dataverse 或其他資料來源建立欄位。先輸入一筆測試申請，確認每個欄位都能正確儲存與讀取；正式資料含個資時，還要限制清單與流程的存取範圍。
③ ⚡ 選擇雲端流程的觸發條件
在 Power Automate 建立自動化雲端流程，選擇與資料來源相符的「建立項目時」或同等觸發方式。若只是練習，也可先用手動觸發建立小型測試，再換成正式事件。
④ 👤 取得正確核准者
不要把主管電子郵件永久寫死在流程中。優先從員工資料、部門對照表或組織核准的來源取得核准者；如果查不到主管，應轉到錯誤處理分支並通知流程管理者，不能直接送給空白或錯誤對象。
⑤ ✅ 加入核准動作
在新增步驟中搜尋「核准」，選擇符合需求的建立並等待核准動作。標題應包含申請編號與申請人，詳細資料則放日期、地點、事由及費用。核准者欄位使用上一步取得的電子郵件。
⑥ 🔀 建立核准與拒絕條件
加入條件控制項，以核准結果判斷後續路徑。核准分支更新狀態為「已核准」；拒絕分支更新為「已拒絕」，並保存主管意見。比較值要以實際執行輸出的內容為準，不要只依畫面翻譯猜測。
⑦ ✉️ 通知申請人並留下紀錄
在兩個分支都加入通知，內容包含申請編號、結果、核准者與意見。回寫處理時間、流程執行識別資訊或必要稽核欄位，日後才能追查「誰在何時做了什麼」。
⑧ 🖥️ 判斷是否真的需要桌面流程
只有後續動作必須操作桌面程式、本機檔案或沒有連接器的舊系統時，才建立桌面流程。先把工作縮小成單一任務，例如「把已核准申請輸入舊系統」，並設計可辨識成功與失敗的畫面或輸出檔。
⑨ ▶️ 測試三種主要情境
至少測試正常核准、正常拒絕與資料缺漏。若串接桌面流程，再測試機器離線、視窗未開啟、欄位找不到及檔案被占用。每次只用一筆具明確測試編號的資料，方便查閱執行歷程。
⑩ ✅ 驗證最終資料與通知
回到資料來源確認狀態、核准意見與處理時間；檢查申請人及核准者收到的通知；再到 Power Automate 的流程詳細資料查看執行歷程，確認每個動作的輸入、輸出與分支都符合預期。
什麼時候不應該使用桌面流程？
如果目標系統已有穩定的官方連接器或 API，通常應優先使用雲端整合。桌面流程依賴畫面結構、視窗狀態與機器環境，系統改版後可能需要重新辨識介面元素，因此不宜拿來取代所有資料交換方式。
下列情況應先停下來重新評估：
- 流程必須長期使用個人帳號密碼登入。
- 自動化需要繞過多重要素驗證或組織安全規範。
- 畫面欄位經常改版，且沒有穩定的識別方式。
- 無法確認重複執行是否會造成重複申請或付款。
- 電腦離線後沒有告警、重試或人工接手機制。
如何確認流程真的可上線？
- 核准與拒絕都能回寫正確狀態，不會永遠停在等待中。
- 同一申請重複觸發時，不會建立多份核准或重複輸入舊系統。
- 一般使用者具備執行所需權限，但看不到不該存取的其他資料。
- 流程失敗時會通知指定維護者，並能從執行歷程找到錯誤步驟。
- 桌面流程執行前後都有可核對的申請編號、畫面狀態或輸出結果。
常見錯誤與排除方式
| 錯誤現象 | 可能原因 | 建議處理 |
|---|---|---|
| 核准寄給錯誤主管 | 主管欄位寫死或對照資料過期 | 改由受管理資料來源取得，並在寄出前驗證電子郵件 |
| 條件永遠走拒絕分支 | 比較的不是核准動作實際輸出值 | 查看測試執行輸出，重新選取正確的動態內容 |
| 清單已更新但流程未啟動 | 觸發器環境、連線或資料來源不一致 | 核對目前環境、觸發器連線及清單位置 |
| 桌面流程找不到按鈕 | 介面改版、解析度或視窗狀態不同 | 重新擷取 UI 元素，固定必要視窗狀態並加上逾時處理 |
| 相同申請被處理兩次 | 缺少唯一編號與冪等檢查 | 執行前查詢處理狀態，已完成的申請不得再次寫入 |
常見問題
雲端流程可以啟動桌面流程嗎？
可以在符合 Microsoft 支援條件、機器連線、環境設定、權限與授權的情況下協同使用。是否適用仍需依組織租用戶與最新官方文件驗證，不能只看流程設計畫面。
出差申請一定要用 Power Apps 嗎？
不一定。Power Apps 適合需要客製欄位、驗證或行動裝置操作的表單，但也可從其他組織核准的表單或資料來源啟動流程。重點是欄位、權限與觸發條件一致。
Power Automate Desktop 可以在關機的電腦上執行嗎？
桌面流程需要可用且已正確設定的執行機器。電腦關機、無法連線或登入狀態不符時，流程無法照常操作桌面介面，因此必須設計監控與人工接手機制。
初學者應先學雲端流程還是桌面流程？
若工作主要在 Microsoft 365 與線上服務之間傳遞資料，先學雲端流程；若每天重複操作 Windows 軟體、Excel 與本機檔案，則可從桌面流程開始。先選一個小而明確的工作驗證。
延伸閱讀
- Power Automate 自動化實戰完整指南
- Power Platform 三項工具的分工與整合
- Excel VBA、Office Scripts 與 Power Automate 比較
- Power Automate Desktop 依地區拆分 Excel
- 倍增 Power Automate Desktop 自動化超能力課程
參考來源
- Microsoft Learn（繁體中文）：什麼是 Power Automate？
- Microsoft Learn（繁體中文）：桌面流程簡介
- Microsoft Learn（繁體中文）：開始使用 Power Automate 核准
- 本文另依課程逐字稿與實務操作經驗整理；實際功能與授權請以 Microsoft 最新資訊為準。
作者
施文華｜企業自動化顧問／講師 查看講師介紹｜更新日期：2026 年 9 月 7 日