重點摘要
- 樞紐分析只能對資料項目分組；若「事假、病假、特休」各自成為欄位，分析彈性會受限。
- 把多個假別欄改成「假別」與「天數」兩欄，可直接比較類別、計算占比與切換期間。
- 一列應代表一次請假事件，員工姓名重複出現是合理的原始資料結構。
- 轉換後先核對總天數與資料筆數，再建立樞紐分析，避免清理過程遺漏資料。
- Power Query 的「取消樞紐資料行」適合處理規則一致、需要重複轉換的寬表。
當 Excel 樞紐分析無法依你想要的類別分組時，問題常不在樞紐分析功能，而在原始欄位設計。若要比較事假、病假與特休，應把「假別」放在同一欄的資料項目中，天數放在另一欄，而不是將三種假別分散成三個欄位標題。
為什麼欄位標題不能直接當成分組資料？
樞紐分析的欄位清單來自第一列標題，而真正可被分組、篩選與彙總的是標題下方的資料項目。當分析對象被設計成多個標題，使用者往往要先個別加總，再自行計算比例，難以套用同一套分析邏輯。
例如下面的寬表：
| 員工 | 事假 | 病假 | 特休 |
|---|---|---|---|
| 王小明 | 1 | 0 | 2 |
| 李小華 | 0 | 1 | 1 |
「事假、病假、特休」在這裡是三個欄位。如果主管臨時想依月份、部門或假別篩選，分析設定會逐漸複雜。更適合分析的長表如下：
| 員工 | 假別 | 天數 |
|---|---|---|
| 王小明 | 事假 | 1 |
| 王小明 | 特休 | 2 |
| 李小華 | 病假 | 1 |
| 李小華 | 特休 | 1 |
此時「假別」成為一個明確欄位，三種假別是欄位中的資料項目。樞紐分析可以把假別拖到列、欄或篩選區，把天數拖到值區，無須為每個假別建立一套公式。
寬表與長表應該怎麼選？
寬表適合少量類別的人工輸入與閱讀；長表適合類別會增加、需要跨期間彙總或使用分析工具的情境。選擇重點不是外觀，而是後續工作需求。
| 比較項目 | 寬表：每個假別一欄 | 長表：假別與天數兩欄 |
|---|---|---|
| 人工閱讀 | 一眼看到每人的各假別 | 需透過篩選或報表閱讀 |
| 新增假別 | 必須增加欄位 | 新增資料項目即可 |
| 樞紐分析 | 分析欄位分散 | 可用單一假別欄分組 |
| 跨月合併 | 欄位變動時較麻煩 | 欄位固定時較穩定 |
| 百分比分析 | 常需個別公式 | 可由樞紐分析設定值顯示方式 |
如何手動把假別寬表轉成可分析的長表？
資料量不大或只需轉換一次時，可以先手動建立標準表，藉此確認欄位定義。大量或每月重複轉換時，再改用 Power Query。
前置條件
- 原表至少包含員工識別欄與各假別數值欄。
- 確認空白與 0 的業務意義是否相同。
- 若同名員工可能重複，應保留員工編號作為識別。
操作步驟
- 新增工作表，建立「員工編號、員工姓名、假別、天數」四個標題。
- 逐一將原表的事假、病假與特休資料轉成多列紀錄。
- 每列只保留一種假別及其天數。
- 依需求排除真正沒有請假的 0 或空白紀錄。
- 將資料範圍轉為 Excel 表格。
- 選取表格後建立樞紐分析表。
- 將「假別」拖到列區，將「天數」拖到值區。
- 若要看各假別占比，可使用樞紐分析的「值顯示方式」設定總計百分比。
如何確認轉換正確？
- 寬表所有假別欄的數值總和，應等於長表「天數」總和。
- 每位員工的個別合計應能與原表核對。
- 新表的「假別」欄只包含允許的類別名稱。
- 「天數」欄應是可加總的數值，不應混入破折號或備註文字。
如何用 Power Query 重複轉換寬表？
若每月收到相同欄位結構的假勤表，可用 Power Query 將步驟保存。核心操作是保留識別欄，再對各假別欄執行「取消樞紐資料行」，把欄名轉成資料項目。
Power Query 操作步驟
- 將來源範圍轉為 Excel 表格。
- 選取表格中的任一儲存格，從「資料」索引標籤進入 Power Query。
- 選取員工編號、姓名、部門、日期等識別欄。
- 對選取欄按右鍵，選擇「取消其他資料行樞紐」。
- 將產生的「屬性」欄改名為「假別」。
- 將「值」欄改名為「天數」，並設定為數值型態。
- 依業務規則篩除空白或 0。
- 關閉並載入到新工作表，建立樞紐分析表驗證。
常見錯誤
- 識別欄也被取消樞紐。 結果會把姓名或日期混入假別；返回上一步，先選定要保留的識別欄。
- 天數欄仍是文字。 樞紐分析可能顯示計數而非加總；請在 Power Query 設定正確資料型態。
- 假別名稱不一致。 「特休」與「特別休假」會被視為不同類別；應先建立標準名稱。
- 把空白一律改成 0。 兩者是否相同要依業務規則判斷；空白也可能代表資料尚未填寫。
示範情境：分析單位上月各假別比例
主管想知道上月事假、病假與特休各占多少。原報表將三種假別放在不同欄，承辦人必須先分別加總，再以三者合計作為分母。當新增其他假別或需要分部門比較時，公式也要跟著調整。
將資料轉為「日期、部門、員工、假別、天數」後，可以用樞紐分析將假別放在列區、天數放在值區，再依需求顯示總計百分比。若加入月份與部門欄位，也能直接作為篩選條件。
這是示範情境。實際假勤資料可能涉及半日、時數、跨日與人事規則，欄位設計及百分比計算方式應先與人資或管理單位確認。
常見問題
為什麼樞紐分析把天數顯示成「計數」？
通常是天數欄含有文字、空白字串或符號，Excel 因而無法將整欄視為數值。先清理非數值內容並確認資料型態，再重新整理樞紐分析。
事假、病假、特休一定要轉成同一欄嗎？
若只做固定版面輸入且不需彈性分析，可以保留寬表；若要新增假別、跨月合併、比較占比或重複產生報表，轉成同一個「假別」欄通常更合適。
同一位員工在長表出現很多次是否代表重複資料？
不一定。每列若代表不同日期或不同假別，就是不同事件。判斷重複時應同時檢查員工編號、日期、假別及其他識別欄位。
Power Query 轉換後可以保留原始寬表嗎？
可以。Power Query 不必直接修改來源表，可將轉換結果載入新工作表。來源更新後重新整理查詢，即可依同一套步驟產生新版長表。
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參考來源
- Microsoft Support：Create a PivotTable to analyze worksheet data
- Microsoft Support：Overview of PivotTables and PivotCharts
- Microsoft Support：Pivot columns (Power Query)
- 本文依課程逐字稿與實務操作觀點整理；假勤欄位及計算方式請依組織規範調整。
作者：施文華 企業自動化顧問／講師，專注 Excel、VBA、Power BI、Power Automate 與企業流程自動化；本文依企業教學經驗、課程操作內容與 Microsoft 官方文件整理。 作者介紹：/about 最後更新：2026-09-03